Зачем вести базу данных лиц «БОМЖ»?

Автобус милосердия...

С сентября 2014 года в Автобусе милосердия ведётся электронная база данных учёта подопечных. Но не думайте, что статья будет интересна только тем, кто занимается помощью бездомным. Люди, их маленькие радости и трудовые трудности, талоны, теплые носки и питание – все это, словно мозаика, складывается в интереснейшую картину под названием «будни Автобуса Милосердия».

Проект «Автобус Милосердия» был создан восемь лет назад, в 2006 году. За годы своей работы Автобус милосердия прошёл путь от одного-двух выездов в неделю для раздачи горячего питания до комплексного оказания помощи бездомным и людям, попавшим в сложную жизненную ситуацию: обеспечение едой, одеждой, обувью, талонами в санпропускник оказание доврачебной медицинской помощи (перевязки, медикаменты, вызов скорой помощи, направление и сопровождение на флюорографическое обследование) социальное консультирование, помощь в восстановлении документов помощь в поиске родственников и покупке билетов для проезда домой вручение подарков в праздники Рождества Христова и Пасхи Господней участие в праздниках, организованных Отделом социального служения Екатеринбургской епархии.

Предпосылки появления единой электронной базы данных подопечных Автобуса

По статистике, с наступлением холодов в Автобус милосердия обращаются за тёплыми вещами 30 человек в день, за медицинской помощью – 30 человек в день, за горячим питанием – около 80 человек в день.

Конечно, с таким потоком подопечных нужна хоть какая-нибудь система учёта: тёплые куртки и обувь всегда в дефиците, и нужно записывать, какие вещи были взяты конкретным подопечным, чтобы исключить злоупотребление. Также необходимо знать, кто из подопечных и когда прошёл флюорографию и какой у неё был результат нужно всегда знать и иметь в виду болезни подопечного, его историю жизни и причины, по которым он попал на улицу.
До сентября 2014 года в Автобусе было три бумажных журнала: один – для учёта приходивших подопечных второй – для учёта выданной одежды третий – для учёта выданных талонов в баню, которых в Автобусе тоже ограниченное количество. В связи с таким количеством журналов сотрудники нередко встречались с проблемами учёта. Если, к примеру, подопечный приходил в Автобус вечером, и ему выдали куртку и талон в баню, то его имя, фамилию и отчество приходилось записывать трижды в разные журналы. При обильном потоке подопечных такие записи в сумме занимали немало времени. К тому же, журналы терялись на многочисленных полках, пачкались, в них заканчивалось место…

Слайды презентации PowerPoint, с помощью которой добровольцам и сотрудникам Автобуса Милосердия демонстрировалась новая электронная база

Чтобы просмотреть записи о нужном подопечном в конкретном журнале (например, узнать, когда он в последний раз брал талон в баню), приходилось пролистывать назад и перечитывать несколько страниц, внимательно отыскивая его фамилию, разбираясь в почерке других добровольцев…

На каждого подопечного при первом посещении составлялась особая анкета, в которой записывалось его имя, прописка, причины, по которым он попал на улицу, перенесённые болезни и прочее, но все эти данные на деле совершенно не использовались из-за того, что анкет, как и подопечных, было очень много, и отыскать нужную анкету среди больших пачек было совершенно невозможно.

Естественно, что у работников Автобуса давно возникла идея организовать единую электронную базу данных подопечных Автобуса. И когда я, около года назад, пришёл в Автобус милосердия, то мне, как студенту, обучающемуся на специальности, связанной с информационными технологиями, было предложено создать такую базу. На это предложение я, поработав уже некоторое время с тремя журналами и увидев сотни пыльных анкет, с радостью согласился.

О программе

Программу было решено сделать на популярной платформе 1С, которая содержит в себе множество несложных, но гибких инструментов для создания и настройки своей собственной базы данных.

В базе данных Автобуса Милосердия на начальной странице выводится список подопечных, из которого можно перейти к любой анкете подопечного и сразу же её изменить или дополнить. Также можно сразу видеть список посещений подопечных.

Внешний вид начальной страницы электронной базы

Если подопечный пришёл за какой-нибудь вещью, то его не нужно записывать вручную: нужно всего лишь выбрать фамилию из списка, отметить галочками взятые вещи и нажать кнопку сохранения – на всё это, если привыкнуть, уходит несколько секунд.

Внешний вид формы записи посещения подопечного

Анкеты в базе данных гораздо более нагляднее бумажных и удобнее для заполнения и исправления. Фотография подопечного автоматически загружается из указанного заранее каталога: нужно только перенести в него фотографию из карты памяти фотоаппарата и указать в анкете номер фотографии. В анкете можно постоянно вести историю подопечного, если работа с ним выходит за рамки выдачи еды и одежды и становится более плотной, когда, например, нужно помочь ему доехать до дома или оказать серьёзную медицинскую помощь.

Программа также поддерживает составление отчётов о посещениях подопечных. Узнать, когда приходил конкретный подопечный и какие вещи брал, можно с помощью нескольких кликов. Также отчёты удобны для ведения статистики и учёта выданных вещей.

Внешний вид отчёта о посещениях подопечных

Когда была создана ещё не оконченная, но уже функционирующая версия базы, она была представлена добровольцам и работникам Автобуса с помощью презентации PowerPoint на собрании в Соборе Успения Пресвятой Богородицы. Там же медсестра Автобуса и другие добровольцы выразили пожелания относительно переработки старых анкет и добавления новых важных функций. Эти пожелания были учтены в новой версии программы.

Для того чтобы начать работу с базой, нужен был свободный компьютер. Руководитель Автобуса Милосердия Иван Мозговой предоставил свой бывший в употреблении ноутбук, для которого потом был докуплен аккумулятор большей ёмкости, чтобы ноутбук не израсходовал всю свою энергию во время рабочего дня. Водитель Андрей Борисович Крушинский провёл в автобусе сеть к ноутбуку, чтобы он мог заряжаться от аккумулятора автобуса.
Таким образом, база данных Автобуса милосердия стала готова к работе. Некоторое время она проработала в тестовом режиме, чтобы добровольцы и работники Автобуса успели попробовать поработать с ней и привыкнуть к новой форме учёта. Во время этого периода записи о подопечных заносились и в бумажные журналы, и частично – в электронную базу.
С сентября 2014 года, после окончания тестового периода, учёт подопечных в Автобусе полностью ведётся в базе данных.

Автор: Алексей Бурлаков, доброволец Автобуса милосердия

Ноутбук с электронной базой в Автобусе милосердия

Иван Мозговой, руководитель Автобуса милосердия:

Я всегда очень переживал, что мы, не задумываясь, раздаём вещи налево и направо, таким образом одевая уже одетых. Сейчас же есть чётко контролируемый порядок и дисциплина в выдаче вещей. Также у нас есть вся информация о бездомном и его фотография. Мы знаем, какие лекарства ему постоянно нужны, следим за тем, как он проходит флюорографию. А чем больше мы знаем о бездомном и внимательнее следим за ним, тем ближе он к нам становится.

Андрей Борисович Крушинский, водитель Автобуса милосердия:

Программа хорошая, без журналов гораздо удобнее. И мне не нужно больше отправлять СМС руководителю Автобуса Ивану с отчётом о том, сколько приходило подопечных, сколько было выдано талонов в баню и т.д., потому что вся информация хранится в ноутбуке. Случается, что добровольцы неточно заносят в базу имена и фамилии подопечных. Но этот человеческий фактор возникает в разы реже, чем при журнальном ведении учета.

Ольга Владимировна Кондратенко, медсестра Автобуса:

Теперь, когда приходит подопечный, то сразу видно, чем он болеет. Анкеты действительно иногда путаются, но это из-за невнимательности: иногда не расслышишь фамилию подопечного, и потом его сложно найти в базе. Но проверять, что брал подопечный за последний месяц, стало легче и быстрее.

Алексей Бурлаков, доброволец Автобуса:

По моему мнению, главные две вещи, с которыми может помочь новая база данных, – это ведение статистики и оперативность учёта. И, конечно, я всё ещё радуюсь, что лично мне теперь не нужно искать ручки и несколько журналов и долго заносить в них имена подопечных и взятые вещи – теперь многое отмечается просто несколькими щелчками мыши. А когда рутина исчезает, дышится свободнее.

Пожертвовать

10 февраля 2015г.